SOCIÉTÉ DE GÉNÉALOGIE VAUDREUIL-CAVAGNAL
Statuts
Charte No 1163173199
Adopté par l’AGA, 2018-05-27.
Version : 2018-05-27
SGVC Statuts
Table des matières – Statuts
- Préambule ………….…….......................................................................................................………...….3

- Définitions ……………………….......................................................................................................…....4

- Article S.1 Raison Sociale ………..….........................................................................................................5

- Article S.2 Buts …………………...…........................................................................................................5

- Article S.3 Règles d’interprétation ……...............................................................................................…...5

- Article S.4 Les membres ………................................................................................................……....….5

- Article S.5 Les assemblées des membres …...........................................................................................….6

- Article S.6 Registre des membres et avis ……............................................................................................8
 
- Article S.7 Association à d’autres organismes …........................................................................................8

- Article S.8 Le Conseil d’administration …........................................................................................……..8

- Article S.9 Comité Exécutif………...........................................................................................……...…..11

- Article S.10 Dispositions financières .........................................................................................................12

- Article S.11 Dispositions diverses ..............................................................................................................13

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PRÉAMBULE

La Société est un organisme dûment constitué qui regroupe des personnes s’intéressant à la généalogie et à l’histoire de familles.

Le pouvoir suprême est détenu par l’ensemble des membres de la Société.

Les représentants élus agissent selon la volonté exprimée par les membres lors des assemblées générales de la Société.

Le contrôle de la Société appartient aux membres qui le confient, par voies d’élections directs aux administrateurs élus constituant le Conseil d’administration.

Ces derniers assurent l’application des présents Statuts et la gestion des opérations entre les assemblées générales de la Société.

Le Conseil d’administration gère les affaires de la Société en se référant aux présents statuts et au manuel des règlements généraux, qui complètent les Statuts, et qui précisent les procédures qui permettent de satisfaire aux exigences des Statuts.

Les Statuts peuvent faire l'objet d'une révision occasionnelle par le Conseil. Tous les changements apportés sont publiés et seront entérinés par les membres au cours d’une assemblée générale.

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DÉFINITIONS
Pour tout ce qui a trait à l’application des
présents Statuts les définitions qui suivent
s’appliquent :
 
j)
Majorité absolue désigne plus de 50%
des voix exprimée à une assemblée
générale ;
 
Majorité simple signifie le plus grand
nombre de voix, sans tenir compte des abstentions ;
 
Loi désigne les lois pertinentes aux
organismes sans but lucratif : Loi sur les compagnies, Partie III (L.R.Q., chap. C-
38, art. 218), le Code civil du Québec et autres.
a)
Société : désigne la Société de
Généalogie Vaudreuil-Cavagnal aussi
identifiée par le sigle SGVC ;
 
Organisme : désigne un groupement de personnes régi par une structure
fonctionnelle ;

Statuts : fait référence au présent
document découlant des Lettres patentes (La Charte);
 
Assemblée : désigne, selon le cas,
l’assemblée générale annuelle ou
l’assemblée extraordinaire des
membres ;
 
Conseil : désigne le Conseil
d’administration tel que décrit à l’article S.8.;
 
Comité Exécutif : désigne les membres du Conseil qui occupent les postes de Président, Vice-président, Secrétaire et Trésorier;
 
Administrateur : désigne la personne
élue selon l’article S.8.6 ou nommé
conformément à l’article S.8.7 au
Conseil ;
 
Membre : désigne un membre en règle de la Société qui respecte les critères de sa catégorie tel qu’énoncé en S.4;
 
Délégué : désigne une personne
mandatée pour représenter la Société;
k)
b)
l)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
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ARTICLE - S.1 - RAISON SOCIALE
i)
Pour ces fins, solliciter et recevoir de l’aide financière de tout gouvernement, institution, personne physique ou morale.
La présente organisation s’appelle ‘’Société de généalogie Vaudreuil-Cavagnal’’ ci-après appelé ‘’Société’’.
S.1.1 SIÈGE DE LA SOCIÉTÉ – ENDROI
ARTICLE - S.3 - RÈGLES D’INTERPRÉTATION
Le siège social de la Société est situé dans le district judiciaire de Beauharnois, au lieu déterminé par le Conseil.
Les mots employés au singulier comprennent le pluriel et vice versa, ceux du genre masculin comprennent le féminin et vice versa, et les dispositions qui s’appliquent à des personnes physiques s’entendent aussi pour des personnes morales, des Sociétés ou autres groupements non constitués en corporation.
ARTICLE - S.2 – BUTS
a)
Grouper en société, toute personne qui s’intéresse à la généalogie et à l’histoire des familles ;
 
Organiser, promouvoir et supporter des activités
culturelles à caractère généalogique et
patrimonial ;
 
Tenir des conférences, réunions, assemblée,
expositions pour la promotion, la diffusion, le
développement et la vulgarisation de la généalogie et de l’histoire des familles ;
 
Créer un fonds d’archives et encourager toute
personne, membre ou autres à y déposer tous
documents, photos, découpures de journaux ou
autres, susceptibles d’ajouter à la généalogie et à l’histoire des familles ;
 
Éditer, imprimer, distribuer toutes publications
pour les fins ci-dessus ;
 
Établir une bibliothèque de publications se
rapportant à la généalogie et à l’histoire des
familles ;
 
Acquérir par achat, location ou autrement,
posséder et exploiter les biens meubles et
immeubles nécessaires aux fins précitées ;
 
Fournir du support aux membres dans l’utilisation des divers outils et divers services offerts qui correspondent aux buts et objectifs de la Société ;
S.3.1 PRIMAUTÉ  
En cas de contradiction entre la Loi, les statuts ou les règlements adoptés par le Conseil, la loi prévaut sur les statuts et règlements, et les statuts prévalent sur les règlements.
b)
ARTICLE – S.4 – LES MEMBRES
S.4.1 CATÉGORIES DE MEMBRES
c)
La Société comprend quatre catégories de membres, soit :  
S.4.1.1  
Membre régulier : Toute personne peut devenir membre régulier en adressant sa demande à la Société, pourvu qu’elle adhère aux buts de la Société et acquitte la cotisation annuelle fixée par le Conseil.
d)
S.4.1.2  
Membre bienfaiteur : Est considéré membre bienfaiteur toute personne qui souscrit 100$ en plus de sa cotisation annuelle.
e)
S.4.1.3  
Membre honoraire : Les administrateurs peuvent désigner comme membre honoraire, toute personne ayant contribué à la promotion et la réalisation des objectifs de la Société. La nomination d’un membre honoraire devra être effectuée en tenant compte de critères prévus au règlement R.4.1.3.
f)
g)
Les membres honoraires ainsi désigné, n’ont pas à payer la cotisation annuelle.
h)
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S.4.1.4
 
Membre associé : Est membre associé toute Société,
association ou corporation ayant des objectifs
similaires à ceux de la Société et/ou désirant
promouvoir les intérêts de celle-ci. Le statut de
membre associé ne confère ni le droit de devenir
administrateur ni le droit de voter aux assemblées de
membres. Toutefois, le membre associé (représenté
par son délégué tel que décrit à l’article S.5.4) peut
assister à ces assemblées et il a le droit de se faire
entendre dans le cadre des assemblées de la Société,
lorsqu’elles ont lieu.
 
S.4.2 ADMISSION DES MEMBRES
 
Toutes les demandes d’adhésion pour devenir membre
devront être accompagnées d’une attestation de la part
du demandeur, à l’effet qu’il a lu, compris et adhère
au Code d’éthique de la Société. Le Code d’éthique de
la Société peut être consulté depuis la page internet
(web) de la Société ou sur demande, une copie sera
remise.
 
Les demandes d’adhésion devront aussi être
accompagnées du paiement complet de la cotisation
ou d’une preuve qu’un tel paiement a été effectué.
 
Lorsque l’ensemble des conditions d’admission sont
réunies, la demande est soumise au Conseil
d’administration pour acceptation.
 
S.4.3 CARTE DE MEMBRE ET/ OU
         ATTESTATION (CERTIFICAT)

 
Le Conseil délivre une carte de membre à tout membre
en règle.
 
S.4.4 COTISATION DES MEMBRES
 
S.4.4.1 COTISATION ANNUELLE
 
Le taux de la cotisation est fixé par le Conseil dans le
règlement R.4.4.1 et couvre l’année civile soit du 1er
janvier au 31 décembre
a)
La cotisation annuelle des membres est déterminée
et perçue dans le délai, suivant les modalités fixées
par le Conseil.
 
Tout membre peut se retirer de la Société. Ce
retrait ne lui donne pas droit à un
remboursement
de sa cotisation.
b)
ARTICLE - S.5 - LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
S.5.1 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
 
L'assemblée générale annuelle des membres de la
Société a lieu à la date que le Conseil d’administration fixe, mais avant l’expiration des six mois suivant la fin de l’exercice financier.
 
S.5.1.1

L'Assemblée générale annuelle constitue l’instance
suprême de la Société.
 
L'assemblée générale détermine l'orientation de la
Société et traite des questions qui lui sont présentées.
 
S.5.1.2
 
Statuts : Seule l'assemblée générale peut adopter,
abroger ou modifier les statuts de la Société.
 
S.5.1.2.1
 
Aucun article des statuts ne peut être adopté, abrogé
ou modifié par l'assemblée générale annuelle sans que
les deux conditions suivantes soient respectées :
a)
l’information concernant les modifications
proposées est soumise au bureau du secrétaire au
plus tard le 31 mars de l’année civil en cours;

l'information concernant les modifications
proposées est fournie aux membres au plus tard
15 jours avant la tenue de l'assemblée générale
annuelle.
b)
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S.5.1.3
 
Nomination des vérificateurs : Chaque année,
l'Assemblée générale annuelle nomme, par voie de
motion, un ou des vérificateurs pour l'exercice
financier suivant. Les dites nominations, sont faites en
conformité du règlement R.5.1.3.
 
S.5.2 ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE
 
S.5.2.1
 
Toute assemblée extraordinaire peut être convoquée par le président de la Société à la suite d’une résolution adoptée par le Conseil ;
 
S.5.2.2
 
Douze (12) membres en règle peuvent soumettre une
requête écrite au secrétaire de la Société pour la tenue d’une assemblée extraordinaire. Cette requête doit spécifier les motifs pour lesquels l’assemblée doit être convoquée.
 
Le règlement R.5.2.2 servira à déterminer la
recevabilité de la requête.
 
S.5.3 AVIS DE CONVOCATION
 
S.5.3.1
 
Toute assemblée des membres est convoquée au
moyen d’un avis écrit mentionnant l’endroit, la date,
l’heure et les buts de l’assemblée, remis aux membres en règle soit par courriel, télécopieur, ou mis à la poste port payé, à l’adresse du membre, telle qu’elle apparaît aux livres de la Société. L’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire doit indiquer de façon précise la nature des affaires qui doivent y être traitées.
 
S.5.3.2
 
Le délai de convocation de toute assemblée des
membres, quelle qu’elle soit, ne peut être moindre que de trente jours (30) ni plus de quarante-cinq jours avant la date fixée pour l’assemblée.
 
S.5.3.3
 
Les simples irrégularités dans l’avis ou dans la
manière de la donner, de même que le fait qu’un
membre n’aurait pas reçu un avis validement donné,
n’invalideront pas les actes faits ou posés à
l’assemblée concernée.
 
S.5.3.4
 
Un membre présent à une assemblée est présumé y
avoir été dûment convoqué.
 
S.5.4 REPRÉSENTATION
 
Tout délégué d’un membre associé est désigné par résolution du Conseil d’administration ou du bureau
de son organisme, et copie de cette résolution est
remise au secrétaire de la Société avant l’ouverture de toute assemblée.
 
S.5.5 PRÉSIDENT D’ASSEMBLÉE
 
Le président ou, en son absence, le vice-président,
peut présider toute assemblée des membres ou
proposer un tiers pour présider l’assemblée ou une
partie de la réunion. Advenant que le président ou le
vice-président soient absents ou refusent d’agir, les membres présents éliront un président d’assemblée.
 
S.5.6 QUORUM ET VOTE
 
S.5.6.1
 
La présence d’un minimum de 15 membres en règle
est requise pour former quorum.
 
S.5.6.2
 
À toute assemblée des membres, seuls les membres en règle présents ont droit de vote.
 
S.5.6.3
 
En cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée
peut se prévaloir de son droit de vote, conditionnel à
ce qu’il respecte l’article 5.6.2.
 
S.5.6.4
 
Le vote se prend à main levée à moins qu’un scrutin
secret ne soit demandé. Les propositions sont
adoptées à la majorité des voix exprimées, sauf
lorsque la loi ou les règlements de la Société le
prescrivent autrement.
 
 
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S.5.7 PROCÈS-VERBAL
 
Un procès-verbal de toute assemblée des membres est
tenu, en conformité avec le règlement R.5.7.
 
Tout membre en règle peut, sur demande, en obtenir
une copie.
 
ARTICLE – S.6 – REGISTRE DES MEMBRES
ET AVIS
 
S.6.1
 
La Société tient un registre de tous ses membres avec
leurs adresses et autres renseignements pertinents. Il
incombe à chaque membre d’aviser la Société par écrit de tout changement d’adresse. L’adresse figurant au
registre est à toutes fins utiles, réputée être l’adresse
exacte de ce membre.
 
S.6.2
 
Un avis ou une lettre concernant la Société ou un de
ses membres envoyé par courrier ordinaire ou
recommandé ou par les moyens électronique tel que
les courriels, à un membre, à l’adresse figurant au
registre, est réputé avoir été envoyé à ce membre et
reçu par lui au moment opportun.
 
ARTICLE – S.7 – ASSOCIATION À D’AUTRES
ORGANISMES
 
S.7.1
 
La Société peut s'associer à une fédération comme
membre, un organisme ou groupe d'organismes dont
le but est de promouvoir les intérêts de ses membres
dans la réalisation de leurs objectifs.
 
Si cette association peut entraîner la perte d'identité de
la Société, elle doit être approuvée par une assemblée
générale avant d'entrer en vigueur.
 
ARTICLE – S.8 –  
LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (C.A.)
 
S.8.1 COMPOSITION
 
Le Conseil d’administration de la Société se compose
de neuf (9) personnes : le président, le vice-président,
le secrétaire, le trésorier et cinq administrateurs.
S.8.2 ÉLIGIBILITÉ
 
Toute personne physique, membre en règle, depuis au
moins un an, peut être élue ou nommée par le Conseil
en tant qu’administrateur de la Société.
 
S.8.3 DURÉE DU MANDAT
 
Le mandat des administrateurs est d’une durée de deux ans ou selon qu’il soit élue lors d’une année paire ou impaire, ce mandat pourrait être d’une seule année, tel que stipulé au règlement R.8.3.
 
Le mandat d’un administrateur nommé par le Conseil pour terminer le mandat d’un autre administrateur
vient à échéance au terme du mandat original de l’administrateur remplacé.
 
Le mandat de cinq administrateurs vient à échéance
une année alors que le mandat des quatre autres vient
à échéance l’année suivante.
 
S.8.4 COMITÉ D’ÉLECTION
 
S.8.4.1
 
Le Conseil, tel que prévu au règlement R.8.4.1,
désigne avant la date de l’assemblée générale
annuelle, trois (3) personnes physiques, qui sont des membres en règle de la Société pour former le comité d’élection et agir en qualité de responsables du scrutin.
 
S.8.4.2
 
Le comité d’élection a pour mandat de susciter et de recevoir des candidatures et de veiller au bon déroulement du scrutin.
 
S.8.5 MISE EN CANDIDATURE
 
S.8.5.1
 
Tout candidat à un poste d’administrateur doit être proposé par un membre en règle de la Société.
 
S.8.5.2
 
La mise en candidature doit être formulée par écrit et transmise au comité, à l’adresse de la Société
mentionnée au bulletin de candidatures,
conformément aux dispositions du Règlement R.8.5 de la Société.
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S.8.5.3
En cas d’absence ou d’insuffisance de candidatures
pour pourvoir tous les postes du Conseil en élection
et/ou vacant, des candidatures peuvent être proposées
par l’assemblée au futur Conseil, selon les dispositions
de l’article S.8.7 des Statuts.
 
S.8.6 ÉLECTION
 
S.8.6.1
 
À l’assemblée générale annuelle, les membres
procèdent à l’élection ou à la réélection, en vue de
pourvoir aux postes détenus par les administrateurs
dont le mandat arrive à échéance.
 
S.8.6.2
 
Lors de cette assemblée, le comité d’élection soumet les candidatures reçues pour pourvoir aux postes en
élection et/ou vacants.
 
Si le nombre de candidatures est égal ou inférieur au
nombre de postes en élection et/ou vacants, le comité
déclare les candidats élus par acclamation.
 
Si le nombre de candidatures excède le nombre de
postes disponibles, il y aura élection par scrutin secret, les candidats ayant recueilli le plus de votes seront
déclaré élus
.
 
Tous les candidats peuvent s’adresser à l’AGA, tel que prévu au règlement R.8.6.2.
 
S.8.6.3
 
À la suite de cette élection, au cours de la première
rencontre du Conseil, les administrateurs se réunissent
pour élire parmi eux le Comité Exécutif et, s’il y a lieu, choisir les administrateurs qui assumeront d’autres responsabilités au sein de la Société.
 
S.8.7 POSTE VACANT
 
Tout poste vacant au Conseil, pour quelque cause que
ce soit, peut être pourvu par le Conseil pour la portion
non expirée du mandat, conformément aux
dispositions du Règlement R.8.7 de la Société.
 
 
S.8.8 DÉMISSION
 
Cesse de faire partie du Conseil et d’occuper sa
fonction, tout administrateur qui, offre par écrit sa démission au Conseil, laquelle prendra effet sur acceptation par ce dernier.
 
S.8.9 DESTITUTION
 
S.8.9.1
 
Un administrateur peut être destitué par une assemblée des membres en raison d’acte, d’attitude ou de comportement portant préjudice à la Société ou à ses membres.
 
L’administrateur pourra faire valoir son point de vue auprès de l’assemblée appelée à le destituer.
 
S.8.9.2 Par le Conseil :

Lorsqu’il refuse de renouveler son statut de membre et d’acquitter sa cotisation et de ce fait, cesse de posséder le sens d’éligibilité requis ;
 

Omet de se présenter, bien que dûment convoqué,
à trois réunions consécutives du Conseil sans avoir prévenu le président ou le secrétaire de la Société de son absence.
   

Refuse de fournir ou renouveler l’attestation de conformité au Code d’éthique de la Société, tel que requis par les Statuts.
   
S.8.10 RÉMUNÉRATION
 
Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services comme tels.
 
S.8.11 POUVOIR DES ADMINISTRATEURS
 
S.8.11.1
 
Ce sont les administrateurs élus qui, réunis en Conseil d’administration, gèrent les affaires de la Société et concluent, en son nom, tous les contrats que la Société peut valablement passer. D’une façon générale, ils exercent tous les autres pouvoirs et posent tous les actes que la Société est autorisée à exercer ou à poser en vertu de la Loi ou à quelque autre titre que ce soit.
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S.8.11.2
 
Sans déroger en aucune façon à ce qui précède, les
administrateurs sont expressément autorisés en tout temps à acheter, louer ou acquérir à quelque autre titre que ce soit, les actions, valeurs, droits, titres au porteur, option et autres titres, terrains, bâtiments et autres biens mobiliers réels, personnelsou mixtes, de même que tous droits ou intérêts s’yrapportant, pour le prix et suivant les termes et conditions qu’ils estiment justes.
 
S.8.11.3
 
L’acte posé par un ou plusieurs administrateurs ou par
le Conseil n’est pas invalidé par le seul fait qu’on
découvre, par la suite d’un vice dans l’élection de ces
personnes ou du Conseil ou de l’un, ou plusieurs, ou
la totalité des membres du Conseil, qu’ils n’étaient pas
habilités à être administrateurs. Cet article ne s’applique cependant qu’aux actes posés comme susdit, avant l’élection ou la nomination du ou des successeurs respectifs des administrateurs.
 
S.8.11.4
 
Le Conseil peut créer tout comité jugé nécessaire à son
bon fonctionnement et au fonctionnement de la Société.
 
S.8.11.5
 
Le Conseil donnera au besoin, son interprétation des
Statuts dans les règlements généraux le cas échéant, à
titre d’information.
 
S.8.12 RÈGLEMENTS
 
S.8.12.1
 
Le Conseil peut formuler un article des règlements
conforme aux présents statuts et aux lettres patentes
de la Société, s'il le juge nécessaire ou utile pour le
fonctionnement de la Société.
 
S.8.12.2
 
Le Conseil peut modifier ou abroger un tel article
des règlements.
 
S.8.12.3
 
Un ajout, une modification ou une suppression aux
règlements entre en vigueur à une date déterminée par
le Conseil et est annoncée au moment jugé opportun
par celui-ci ou au plus tard à l'Assemblée générale
annuelle suivante. Une assemblée générale peut abroger un article des règlements ou surseoir à son entrée en vigueur.
S.8.13 RÉUNIONS ET CONVOCATIONS
 
S.8.13.1
 
Le Conseil se réunit aussi souvent que la chose s’avère nécessaire, mais au moins quatre(4) fois par année.
 
S.8.13.2
 
Les réunions du Conseil sont convoquées par le secrétaire ou le président aussi souvent que nécessaire.
 
S.8.14 QUORUM ET VOTE
 
Une majorité simple d’administrateurs présents constituent le quorum. En cas d’égalité des voix, le président peut se prévaloir du droit à un vote prépondérant. Toute question est décidée à la majorité simple des voix des membres présents.
 
S.8.15 PROCÈS-VERBAL
 
Un procès-verbal est tenu de toute réunion du Conseil et copie en est transmise à chacun des administrateurs de la Société, avant la réunion suivante.
 
S.8.16 CODE D’ÉTHIQUE
 
Le Conseil d’administration établit le Code d’Éthique applicable aux membres. Le dit Code d’Éthique est publié et rendu disponible aux membres via le site WEB de la Société.
 
S.8.17 COMITÉS
 
S.8.17.1
 
Les comités créés en vertu de l’article S.8.11.4 peuvent avoir un caractère temporaire ou permanent. Le Conseil en détermine les pouvoirs et désigne les membres, lesquels pourront ou non, être choisis parmi les administrateurs.
 
S.8.17.2
 
Les membres desdits comités ainsi formés se conformeront aux instructions du Conseil et lui fourniront les renseignements ou rapports sur les affaires qui leurs auront été confiées. Le président de la Société est d’office membre des comités formés par le Conseil.
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ARTICLE – S.9 – COMITÉ EXÉCUTIF (C.É.)
 
S.9.1 LES POSTES DU COMITÉ EXÉCUTIF
 
Le président, le vice-président, le secrétaire et le
trésorier forment le Comité Exécutif.
 
S.9.1.1 POUVOIRS DU COMITÉ EXÉCUTIF
 
Le comité exécutif détient, sous toutes réserves, les mêmes pouvoirs que ceux du C.A., tel que décrit à l’article S.8.11 des présents statuts. Toutefois ;
S.9.3 LE VICE-PRÉSIDENT
 
S.9.3.1
 
Le vice-président possède les pouvoirs et remplit les fonctions qui pourront lui être conférées par résolution du Conseil. En cas d’absence ou d’incapacité du président, le vice-président exerce les pouvoirs et remplit les fonctions de président.
 
S.9.4 LE SECRÉTAIRE
 
S.9.4.1
 
Le secrétaire est responsable de la rédaction et de l’expédition de tous les avis de convocation. Il voit à la rédaction des procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du Conseil, et les diffuse à toutes les personnes concernées.
 
S.9.4.2
 
Il s’assure de la garde des archives et des registres de la Société, des copies de tous les rapports faits par la Société et de tous les livres et documents que le Conseil lui confie ou que la Loi prescrit. Il voit à la préparation et au dépôt des rapports, certificats et autres documents requis par la loi. Il remplit tous les autres devoirs propres à sa charge et aussi les devoirs qui peuvent lui être confiés par le Conseil.
 
S.9.5 LE TRÉSORIER
 
S.9.5.1
 
Le trésorier surveille particulièrement les finances de la Société. Il voit au dépôt des devises, titres et effets au nom et crédit de La Société, auprès de l’institution financière désignée par résolution du Conseil. Sur demande, il doit rendre compte au Conseil de la position financière de la Société et de toutes les opérations effectuées par lui à titre de trésorier.
 
S.9.5.2
 
À la fin de l’exercice financier, il doit préparer et soumettre au Conseil et au vérificateur désigné un rapport financier, selon le mode et la forme prévus. Il remplit tous les autres devoirs propres à sa charge ainsi que ceux qui peuvent lui être confiés par le Conseil.
 
Le C.É. exerce ses pouvoirs, lorsqu’il ne peut
procéder autrement, sans que cela ne porte
préjudice à la Société.
     
 
Le C.É. ne peut s’abroger des pouvoirs
décisionnels qui doivent normalement faire l’objet de discussions et décisions lors d’une rencontre formel du C.A.
 
Toutes les décisions du C.É. feront l’objet d’une revue par le C.A. qui peut renverser les décisions ainsi prises par le C.É.
S.9.2 LE PRÉSIDENT
 
S.9.2.1
 
Le président est le premier répondant des affaires de la
Société. Il préside toutes les assemblées des membres et les réunions du Conseil d’administration. Il est d’office membre des comités créés par le Conseil d’administration. Il exerce un contrôle et une surveillance générale sur les affaires de la Société.
 
S.9.2.2
 
Il voit à l’exécution des décisions du Conseil, signe tous les documents requérant sa signature et remplit les devoirs inhérents à sa charge. Il exerce en outre tous les pouvoirs et devoirs que le Conseil peut lui confier par résolution.
 
S.9.2.3
 
Pendant l’année qui suit la fin de son mandat à titre
d’administrateur, le président sortant peut participer aux réunions du Conseil d’administration, avec l’accord du CA, mais sans droit de vote.
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S.9.6 ÉLECTION
 
Le Conseil doit, à sa première réunion suivant l’assemblée générale annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire le Comité Exécutif parmi les administrateurs. Ceux-ci sont élus chaque année parmi les membres du Conseil.
 
S.9.7 POSTE VACANT AU C.É.
 
Lorsque l’un des postes devient vacant par suite d’un décès, d’une démission ou pour toute autre cause, le Conseil doit élire ou nommer selon les stipulations de l’article S.8.7, une personne pour pourvoir à cette vacance. Cette personne demeure en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne ainsi remplacée.
 
ARTICLE – S.10 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES
 
S.10.1 EXERCICE FINANCIER
 
L’exercice financier de la Société débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre suivant.
 
S.10.2 LIVRES ET ÉTATS FINANCIERS
 
S.10.2.1
 
Le Conseil fait tenir par le trésorier, ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité, dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus et déboursés, de même que toute dette ou obligation et toute transaction financière de la Société. Ces livres doivent être disponibles pour consultation par les administrateurs.
 
S.10.2.2
 
Les livres et états financiers de la Société sont vérifiés
chaque année, par le/les vérificateur(s) désigné à cette
fin, après l’expiration de l’exercice financier.
 
S.10.2.3
 
Une résolution, adoptée à l’assemblée générale des
membres, peut exempter l’obligation énoncée en S.10.2.2.

 
S.10.3 SIGNATURES
 
Tout chèque, billet ou autre effet bancaire doit être signé par au moins deux personnes désignées par résolution du Conseil.
S.10.4 INSTITUTION FINANCIÈRE
 
Les valeurs de la Société sont déposées auprès d’une institution financière approuvée par résolution du Conseil. Toute valeur ainsi déposée ne peut être retirée que par un ordre écrit, signé par les personnes dûment autorisées.
 
S.10.4.1
 
Les transactions financières peuvent être effectuées, en utilisant divers moyens électroniques, mis à la disposition de la Société, par l’institution financière choisie par le Conseil. Pour ce faire, le Conseil par voie de résolution établira un cadre de procédures à suivre, qui sera publié à l’intérieur des Règlements généraux, R.10.4.1
 
S.10.5 CONTRATS
 
S.10.5.1
 
Les contrats ou autres documents requérant la signature de la Société sont au préalable approuvés par résolution du Conseil et, sur telle approbation, sont signés par les administrateurs dûment autorisés.
 
S.10.5.2
 
Exception faite de l’énoncé ci-dessus ou de ce qui est autrement prévu par les règlements de la Société ou de ce qui est normalement nécessaire dans le cours habituel des affaires de la Société, aucun administrateur de la Société n’aura le pouvoir ou l’autorité de lier la Société par contrat ou autrement l’obliger ou engager son crédit.
 
S.10.6 REPRÉSENTATIONS
 
S.10.6.1
 
La participation des membres du CA ou autres membres régulier de la Société à divers évènements tel que congrès, comme représentant de la Société ou dans le but de promouvoir la Société, est déterminé par une résolution du CA, selon les modalités prévues au Règlements 10.6.
 
S.10.6.2
 
Le Conseil, par une résolution établit les modalités de remboursement tels que les frais de déplacement, inscriptions, repas, hébergements et autres débours encourus par les administrateurs ou à toutes personnes désignées pour représenter la
Version : 2018-05-27
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SGVC Statuts
Société, dans l’exercice de leurs fonctions ou pour exécuter un mandat spécifique.
 
ARTICLE –S.11 - DISPOSITIONS DIVERSES
 
S.11.1 ADOPTION DES RÈGLEMENTS
 
Hormis les situations telles les modifications à apporter aux Lettres patentes, la création d’un bureau ou la dissolution de la Société où le vote des deux tiers des membres présents à une assemblée extraordinaire est requis, ou des modifications aux présents Statuts, le Conseil peut adopter tout règlement.
 
S.11.2
 
Tout règlement adopté par le Conseil entre en vigueur à la date qu’il détermine, toutefois, pour demeurer en vigueur, l’assemblée des membres doit le ratifier à défaut de quoi ledit règlement cesse d’être valide.
 
S.11.3 MODIFICATIONS
 
Les propositions de nouveaux Statuts et règlements, les projets de modifications ou d’abrogations de règlements existants de même que les propositions de remise en vigueur de tout règlement doivent être adressés au secrétaire de la Société au plus tard le 31 mars de l’année civil courante, afin qu’ils puissent être étudiés par le Conseil et, s’il y a lieu, inscrits à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée des membres.
S.11.4 RESTRICTION ET INTERPRÉTATION
 
Le Conseil détermine par résolution les conditions d’admissibilité des membres au sein de la Société. À cet effet, en vertu des présents Statuts, aucune disposition du présent document ne doit être interprétée de façon à limiter ou restreindre les pouvoirs conférés au Conseil.
 
S.11.5 ARCHIVES
 
Au terme de leur mandat, dans un délai n’excédant pas trois mois, les administrateurs ainsi que les membres des comités remettent au secrétaire de la Société, tous les documents relatifs à l’exercice de leurs fonctions ou à l’exécution de leurs travaux.
 
S.11.6 DISSOLUTION
 
En cas de dissolution, de liquidation ou de distribution des biens de la Société de Généalogie Vaudreuil-Cavagnal, tous les biens de ladite Société seront transmis, cédés et dévolus à un autre organisme culturel du Québec, sans but lucratif, poursuivant des objectifs similaires.
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