SOCIÉTÉ DE GÉNÉALOGIE VAUDREUIL-CAVAGNAL
Règlements généraux

Charte No 1163173199




Édition 2018-05-27.

SGVC - RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Table des matières – Règlements généraux
Préambule
                  3
Article R.4.1.3 – Membres honoraires                 3
Article R.4.4.1 – Cotisations annuelle                 3
Article R.5.1.3 – Vérificateurs                 3
Article R.5.2.2 – Assemblée extraordinaire                 4
Article R.5.7 – Procès-verbaux                 4
Article R.8.3 – Mandat des administrateurs                 4
Article R.8.4.1 – Comité d’élection                 4
Article R.8.5 – Mise en candidatures                 5
Article R.8.6.2 – Élection                 5
Article R.8.7 – Postes vacants                 5
Article R.10.4.1 – Transactions financières                 5
Article R.10.6 – Frais de représentations                 5
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SGVC - RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
PRÉAMBULE : Les présents règlements précisent les procédures qui permettent de satisfaire aux exigences des statuts et peuvent faire l'objet d'une révision occasionnelle par le Conseil. Tous les changements apportés sont publiés.
 
R.4.1.3 / V.2018-05-27– Membre honoraires :
 
Le statut de membre honoraire doit faire l’objet d’une résolution du Conseil:  
Suivant une demande écrite, déposée par un membre en règle de la Société et appuyée par un minimum de 2 autres membres, au Conseil, pour évaluation.
 
Le Conseil, analysera la demande en fonction des critères établis ci-après et fera part de sa décision par écrit au membre ayant déposé une demande en ce sens.
 
Les critères suivants serviront à déterminé la recevabilité de la demande. Cette liste ne doit pas être considérée comme étant une liste exhaustive.
 
Une personne ayant exercé une charge ou servi la Société de façon exceptionnelle :

notamment par sa fonction;

ses donations;

son support en vue de promouvoir la réalisation des objectifs de la Société;

la longévité de son engagement;

la réalisation de projets au bénéfice de tous les membres de la Société et/ou

autres critères déterminé comme acceptable par le Conseil.
Une telle demande déposée, devra être accompagnée d’un résumé des raisons et réalisations accomplies par le candidat, qui le rend éligible à ce statut.
 
R.4.4.1 / V.2018-05-27- Cotisations annuelle :
 
Le taux/montant des cotisations est déterminé par le Conseil par une résolution, est entériné par l’Assemblée générale des membres et elle entre en vigueur à la date fixée par les membres en assemblée.
 
Avis de modification de la cotisation.  

La convocation à une Assemblée générale des membres énonce les propositions relatives aux cotisations; elles peuvent être modifiées lors de l’assemblée.
 
Le taux de cotisation est fixé à $15.00/an.
 
R.5.1.3 / V.2018-05-27- Vérificateurs :
 
L’Assemblée générale des membres doit nommer deux (2) vérificateurs, lesquels sont nommé chacun pour un terme de deux ans. Les nominations doivent être effectuées selon un processus d’alternance, afin d’éviter que les 2 vérificateurs ne soient remplacer simultanément dans la même année et ainsi assurer une continuité.
 
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SGVC - RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
R.5.2.2 / V.2018-05-27Assemblée extraordinaire :
 
Toutes requêtes en ce sens seront analysées pour en déterminer la recevabilité.
 
Les membres signataires de la requête doivent être des membres en règle depuis au moins les six (6) derniers mois précédent la requête, à défaut de quoi la requête sera déclarée irrecevable.
R.5.7 / V.2018-05-27Procès-verbaux :
 
Les versions originales et finales des procès-verbaux seront authentifiées par l’apposition du Sceau de la Société en première page ainsi que par la signature dudit document selon l’une des dispositions suivantes :
a) la personne ayant rédigé le procès-verbal en tant que secrétaire de la réunion ou;
   
b) la personne ayant présidé la réunion ou;
   
c) le président et le secrétaire de la réunion tel qu’il apparait au dît procès-verbal.
Les initiales du ou des signataires du procès-verbal devront aussi être apposées sur chacune des pages de la version finale dudit document.
 
Le procès-verbal pourra être annoté, en fonction des changements demandés lors de la rencontre suivante qui doit adopter le dît document, afin que celui-ci, reflète bien l’essentiel des décisions, actions et discussions de cette réunion et devant être consignées.
R.8.3 / V.2018-05-27Mandat des administrateurs :
 
Conformément aux dispositions prévues dans les Statuts de la Société, la durée du mandat des administrateurs est de 2 ans, sauf dans le cas qu’il s’agit d’une nomination en cours de mandat, alors la durée du mandat sera la partie restante du mandat original.
 
Les postes d’administrateur 1, 3, 5, 7 et 9 seront en élection lors des années civiles impaires.
Les postes d’administrateur 2, 4, 6 et 8 seront en élection lors des années civiles paires.
R.8.4.1 / V.2018-05-27Comité d’élection :
 
Au plus tard le 31 mars de l’année civil avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle de la Société, le Conseil désignera les membres qui formeront le comité d’élection.
 
La composition du Comité d’élection doit obligatoirement inclure un membre du CA dont le poste n’est pas en élection lors de la tenue de ses élections.
 
Les membres sélectionnés pour composer le comité désigneront eux-mêmes celui qui agira en tant que président du comité.
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SGVC - RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
R.8.5 / V.2018-05-27Mises en candidatures :
 
Les mises en candidatures doivent être déposées dans une enveloppe scellée, à l’attention du Président d’élection, à l’adresse de la Société au plus tard quinze jours(15) avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
 
R.8.6.2 / V.2018-05-27- Élection :
 
Les candidats aux postes d’administrateurs pourront, à leur discrétion, avant la tenue du vote, s’exprimer à l’Assemblée des membres.
 
R.8.7 / V.2018-05-27- Postes vacant – procédure de mise en candidature en cours de mandat:
 
Les membres qui souhaitent se porter candidat pour combler un poste vacant au sein du conseil, doivent :


Compléter le formulaire de la SGVC: ‘’Bulletin de candidature en cours de mandat’’

disponible sur la page web sgvc.ca ;

Rencontrer les critères d’admissibilité prévus aux Statuts article S.8.2;

Présenter/déposer une copie de votre Curriculum Vitae (CV) et
- Inclure une lettre de présentation résumant vos motivations à joindre le Conseil.


R.10.4.1 – Transactions financière électronique
 
Règlement à être rédigé / préparé suivant une quelconque entente avec l’institution financière.
R.10.6 / V.2018-05-27Frais de représentation 
 

Frais d’inscription et lorsque offerts avec celle-ci, les repas - remboursement à 100%.

Frais de déplacement - $0.50/km

Frais de repas lorsque non offert à l’inscription– La Société remboursera les frais raisonnables   encourus sur présentation d’une facture aux taux maximums suivants :
Déjeuner :  $20.00
Diner :  $20.00 
Souper :  $40.00
Hébergement - Les personnes ayant été désignées pour représenter la Société dans le cadre d’un évènement, congrès ou autres activités, qui se déroulent dans un lieu dont la distance est supérieure à 60 km de son lieu de résidence, pourront sur présentation d’une facture se faire rembourser les frais raisonnable encourus et préalablement approuvé le CA.
 
Frais de stationnement lorsque non inclus avec l’hébergement : remboursement 100%
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