SOCIÉTÉ DE GÉNÉALOGIE VAUDREUIL-CAVAGNAL
Statuts
Charte No 1163173199
Adopté par l’AGA, 2018-05-27.
Version : 2018-05-27
SGVC Statuts
Table des matières – Statuts
- Préambule ………….…….......................................................................................................………...….3
- Définitions ……………………….......................................................................................................…....4
- Article S.1 Raison Sociale ………..….........................................................................................................5
- Article S.2 Buts …………………...…........................................................................................................5
- Article S.3 Règles d’interprétation ……...............................................................................................…...5
- Article S.4 Les membres ………................................................................................................……....….5
- Article S.5 Les assemblées des membres …...........................................................................................….6
- Article S.6 Registre des membres et avis ……............................................................................................8
- Article S.7 Association à d’autres organismes …........................................................................................8
- Article S.8 Le Conseil d’administration …........................................................................................……..8
- Article S.9 Comité Exécutif………...........................................................................................……...…..11
- Article S.10 Dispositions financières .........................................................................................................12
- Article S.11 Dispositions diverses ..............................................................................................................13
- Définitions ……………………….......................................................................................................…....4
- Article S.1 Raison Sociale ………..….........................................................................................................5
- Article S.2 Buts …………………...…........................................................................................................5
- Article S.3 Règles d’interprétation ……...............................................................................................…...5
- Article S.4 Les membres ………................................................................................................……....….5
- Article S.5 Les assemblées des membres …...........................................................................................….6
- Article S.6 Registre des membres et avis ……............................................................................................8
- Article S.7 Association à d’autres organismes …........................................................................................8
- Article S.8 Le Conseil d’administration …........................................................................................……..8
- Article S.9 Comité Exécutif………...........................................................................................……...…..11
- Article S.10 Dispositions financières .........................................................................................................12
- Article S.11 Dispositions diverses ..............................................................................................................13
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PRÉAMBULE
La Société est un organisme dûment constitué qui regroupe des personnes s’intéressant à la généalogie et à l’histoire de familles.
Le pouvoir suprême est détenu par l’ensemble des membres de la Société.
Les représentants élus agissent selon la volonté exprimée par les membres lors des assemblées générales de la Société.
Le contrôle de la Société appartient aux membres qui le confient, par voies d’élections directs aux administrateurs élus constituant le Conseil d’administration.
Ces derniers assurent l’application des présents Statuts et la gestion des opérations entre les assemblées générales de la Société.
Le Conseil d’administration gère les affaires de la Société en se référant aux présents statuts et au manuel des règlements généraux, qui complètent les Statuts, et qui précisent les procédures qui permettent de satisfaire aux exigences des Statuts.
Les Statuts peuvent faire l'objet d'une révision occasionnelle par le Conseil. Tous les changements apportés sont publiés et seront entérinés par les membres au cours d’une assemblée générale.
La Société est un organisme dûment constitué qui regroupe des personnes s’intéressant à la généalogie et à l’histoire de familles.
Le pouvoir suprême est détenu par l’ensemble des membres de la Société.
Les représentants élus agissent selon la volonté exprimée par les membres lors des assemblées générales de la Société.
Le contrôle de la Société appartient aux membres qui le confient, par voies d’élections directs aux administrateurs élus constituant le Conseil d’administration.
Ces derniers assurent l’application des présents Statuts et la gestion des opérations entre les assemblées générales de la Société.
Le Conseil d’administration gère les affaires de la Société en se référant aux présents statuts et au manuel des règlements généraux, qui complètent les Statuts, et qui précisent les procédures qui permettent de satisfaire aux exigences des Statuts.
Les Statuts peuvent faire l'objet d'une révision occasionnelle par le Conseil. Tous les changements apportés sont publiés et seront entérinés par les membres au cours d’une assemblée générale.
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SGVC Statuts
DÉFINITIONS
|
Pour tout ce qui a trait à l’application des présents Statuts les définitions qui suivent s’appliquent : |
|
j) |
|
Majorité absolue désigne plus de 50% des voix exprimée à une assemblée générale ; |
|
Majorité simple signifie le plus grand nombre de voix, sans tenir compte des abstentions ; |
|
Loi désigne les lois pertinentes aux organismes sans but lucratif : Loi sur les compagnies, Partie III (L.R.Q., chap. C- 38, art. 218), le Code civil du Québec et autres. |
| a) |
|
Société : désigne la Société de Généalogie Vaudreuil-Cavagnal aussi identifiée par le sigle SGVC ; |
|
Organisme : désigne un groupement de personnes régi par une structure fonctionnelle ; |
|
|
|
Statuts : fait référence au présent document découlant des Lettres patentes (La Charte); |
|
Assemblée : désigne, selon le cas, l’assemblée générale annuelle ou l’assemblée extraordinaire des membres ; |
|
Conseil : désigne le Conseil d’administration tel que décrit à l’article S.8.; |
|
Comité Exécutif : désigne les membres du Conseil qui occupent les postes de Président, Vice-président, Secrétaire et Trésorier; |
|
Administrateur : désigne la personne élue selon l’article S.8.6 ou nommé conformément à l’article S.8.7 au Conseil ; |
| Membre : désigne un membre en règle de la Société qui respecte les critères de sa catégorie tel qu’énoncé en S.4; |
|
Délégué : désigne une personne mandatée pour représenter la Société; |
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k) |
| b) |
|
l) |
| c) |
| d) |
| e) |
| f) |
| g) |
| h) |
| i) |
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ARTICLE - S.1 - RAISON SOCIALE
| i) |
Pour ces fins, solliciter et recevoir de l’aide financière de tout gouvernement, institution, personne physique ou morale.
La présente organisation s’appelle ‘’Société de généalogie Vaudreuil-Cavagnal’’ ci-après appelé ‘’Société’’.
S.1.1 SIÈGE DE LA SOCIÉTÉ – ENDROI
ARTICLE - S.3 - RÈGLES D’INTERPRÉTATION
Le siège social de la Société est situé dans le district judiciaire de Beauharnois, au lieu déterminé par le Conseil.
Les mots employés au singulier comprennent le pluriel et vice versa, ceux du genre masculin comprennent le féminin et vice versa, et les dispositions qui s’appliquent à des personnes physiques s’entendent aussi pour des personnes morales, des Sociétés ou autres groupements non constitués en corporation.
ARTICLE - S.2 – BUTS
| a) |
| Grouper en société, toute personne qui s’intéresse à la généalogie et à l’histoire des familles ; |
|
Organiser, promouvoir et supporter des activités culturelles à caractère généalogique et patrimonial ; |
|
Tenir des conférences, réunions, assemblée, expositions pour la promotion, la diffusion, le développement et la vulgarisation de la généalogie et de l’histoire des familles ; |
|
Créer un fonds d’archives et encourager toute personne, membre ou autres à y déposer tous documents, photos, découpures de journaux ou autres, susceptibles d’ajouter à la généalogie et à l’histoire des familles ; |
|
Éditer, imprimer, distribuer toutes publications pour les fins ci-dessus ; |
|
Établir une bibliothèque de publications se rapportant à la généalogie et à l’histoire des familles ; |
|
Acquérir par achat, location ou autrement, posséder et exploiter les biens meubles et immeubles nécessaires aux fins précitées ; |
| Fournir du support aux membres dans l’utilisation des divers outils et divers services offerts qui correspondent aux buts et objectifs de la Société ; |
S.3.1 PRIMAUTÉ
En cas de contradiction entre la Loi, les statuts ou les règlements adoptés par le Conseil, la loi prévaut sur les statuts et règlements, et les statuts prévalent sur les règlements.
En cas de contradiction entre la Loi, les statuts ou les règlements adoptés par le Conseil, la loi prévaut sur les statuts et règlements, et les statuts prévalent sur les règlements.
| b) |
ARTICLE – S.4 – LES MEMBRES
S.4.1 CATÉGORIES DE MEMBRES
| c) |
La Société comprend quatre catégories de membres, soit :
S.4.1.1
Membre régulier : Toute personne peut devenir membre régulier en adressant sa demande à la Société, pourvu qu’elle adhère aux buts de la Société et acquitte la cotisation annuelle fixée par le Conseil.
S.4.1.1
Membre régulier : Toute personne peut devenir membre régulier en adressant sa demande à la Société, pourvu qu’elle adhère aux buts de la Société et acquitte la cotisation annuelle fixée par le Conseil.
|
d) |
S.4.1.2
Membre bienfaiteur : Est considéré membre bienfaiteur toute personne qui souscrit 100$ en plus de sa cotisation annuelle.
Membre bienfaiteur : Est considéré membre bienfaiteur toute personne qui souscrit 100$ en plus de sa cotisation annuelle.
|
e) |
S.4.1.3
Membre honoraire : Les administrateurs peuvent désigner comme membre honoraire, toute personne ayant contribué à la promotion et la réalisation des objectifs de la Société. La nomination d’un membre honoraire devra être effectuée en tenant compte de critères prévus au règlement R.4.1.3.
Membre honoraire : Les administrateurs peuvent désigner comme membre honoraire, toute personne ayant contribué à la promotion et la réalisation des objectifs de la Société. La nomination d’un membre honoraire devra être effectuée en tenant compte de critères prévus au règlement R.4.1.3.
|
f) |
|
g) |
Les membres honoraires ainsi désigné, n’ont pas à payer la cotisation annuelle.
|
h) |
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| S.4.1.4 |
|
Membre associé : Est membre associé toute Société, association ou corporation ayant des objectifs similaires à ceux de la Société et/ou désirant promouvoir les intérêts de celle-ci. Le statut de membre associé ne confère ni le droit de devenir administrateur ni le droit de voter aux assemblées de membres. Toutefois, le membre associé (représenté par son délégué tel que décrit à l’article S.5.4) peut assister à ces assemblées et il a le droit de se faire entendre dans le cadre des assemblées de la Société, lorsqu’elles ont lieu. |
| S.4.2 ADMISSION DES MEMBRES |
|
Toutes les demandes d’adhésion pour devenir membre devront être accompagnées d’une attestation de la part du demandeur, à l’effet qu’il a lu, compris et adhère au Code d’éthique de la Société. Le Code d’éthique de la Société peut être consulté depuis la page internet (web) de la Société ou sur demande, une copie sera remise. |
|
Les demandes d’adhésion devront aussi être accompagnées du paiement complet de la cotisation ou d’une preuve qu’un tel paiement a été effectué. |
|
Lorsque l’ensemble des conditions d’admission sont réunies, la demande est soumise au Conseil d’administration pour acceptation. |
|
S.4.3 CARTE DE MEMBRE ET/ OU ATTESTATION (CERTIFICAT) |
|
Le Conseil délivre une carte de membre à tout membre en règle. |
| S.4.4 COTISATION DES MEMBRES |
| S.4.4.1 COTISATION ANNUELLE |
|
Le taux de la cotisation est fixé par le Conseil dans le règlement R.4.4.1 et couvre l’année civile soit du 1er janvier au 31 décembre |
| a) |
|
La cotisation annuelle des membres est déterminée et perçue dans le délai, suivant les modalités fixées par le Conseil. |
|
Tout membre peut se retirer de la Société. Ce retrait ne lui donne pas droit à un remboursement de sa cotisation. |
| b) |
| ARTICLE - S.5 - LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES |
| S.5.1 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE |
|
L'assemblée générale annuelle des membres de la Société a lieu à la date que le Conseil d’administration fixe, mais avant l’expiration des six mois suivant la fin de l’exercice financier. |
| S.5.1.1 |
|
L'Assemblée générale annuelle constitue l’instance suprême de la Société. |
|
L'assemblée générale détermine l'orientation de la Société et traite des questions qui lui sont présentées. |
| S.5.1.2 |
|
Statuts : Seule l'assemblée générale peut adopter, abroger ou modifier les statuts de la Société. |
| S.5.1.2.1 |
|
Aucun article des statuts ne peut être adopté, abrogé ou modifié par l'assemblée générale annuelle sans que les deux conditions suivantes soient respectées : |
| a) |
|
l’information concernant les modifications proposées est soumise au bureau du secrétaire au plus tard le 31 mars de l’année civil en cours; |
|
|
|
l'information concernant les modifications proposées est fournie aux membres au plus tard 15 jours avant la tenue de l'assemblée générale annuelle. |
| b) |
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| S.5.1.3 |
|
Nomination des vérificateurs : Chaque année, l'Assemblée générale annuelle nomme, par voie de motion, un ou des vérificateurs pour l'exercice financier suivant. Les dites nominations, sont faites en conformité du règlement R.5.1.3. |
| S.5.2 ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE |
| S.5.2.1 |
| Toute assemblée extraordinaire peut être convoquée par le président de la Société à la suite d’une résolution adoptée par le Conseil ; |
| S.5.2.2 |
|
Douze (12) membres en règle peuvent soumettre une requête écrite au secrétaire de la Société pour la tenue d’une assemblée extraordinaire. Cette requête doit spécifier les motifs pour lesquels l’assemblée doit être convoquée. |
|
Le règlement R.5.2.2 servira à déterminer la recevabilité de la requête. |
| S.5.3 AVIS DE CONVOCATION |
| S.5.3.1 |
|
Toute assemblée des membres est convoquée au moyen d’un avis écrit mentionnant l’endroit, la date, l’heure et les buts de l’assemblée, remis aux membres en règle soit par courriel, télécopieur, ou mis à la poste port payé, à l’adresse du membre, telle qu’elle apparaît aux livres de la Société. L’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire doit indiquer de façon précise la nature des affaires qui doivent y être traitées. |
| S.5.3.2 |
|
Le délai de convocation de toute assemblée des membres, quelle qu’elle soit, ne peut être moindre que de trente jours (30) ni plus de quarante-cinq jours avant la date fixée pour l’assemblée. |
| S.5.3.3 |
|
Les simples irrégularités dans l’avis ou dans la manière de la donner, de même que le fait qu’un membre n’aurait pas reçu un avis validement donné, |
|
n’invalideront pas les actes faits ou posés à l’assemblée concernée. |
| S.5.3.4 |
|
Un membre présent à une assemblée est présumé y avoir été dûment convoqué. |
| S.5.4 REPRÉSENTATION |
|
Tout délégué d’un membre associé est désigné par résolution du Conseil d’administration ou du bureau de son organisme, et copie de cette résolution est remise au secrétaire de la Société avant l’ouverture de toute assemblée. |
| S.5.5 PRÉSIDENT D’ASSEMBLÉE |
|
Le président ou, en son absence, le vice-président, peut présider toute assemblée des membres ou proposer un tiers pour présider l’assemblée ou une partie de la réunion. Advenant que le président ou le vice-président soient absents ou refusent d’agir, les membres présents éliront un président d’assemblée. |
| S.5.6 QUORUM ET VOTE |
| S.5.6.1 |
|
La présence d’un minimum de 15 membres en règle est requise pour former quorum. |
| S.5.6.2 |
| À toute assemblée des membres, seuls les membres en règle présents ont droit de vote. |
| S.5.6.3 |
|
En cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée peut se prévaloir de son droit de vote, conditionnel à ce qu’il respecte l’article 5.6.2. |
| S.5.6.4 |
|
Le vote se prend à main levée à moins qu’un scrutin secret ne soit demandé. Les propositions sont adoptées à la majorité des voix exprimées, sauf lorsque la loi ou les règlements de la Société le prescrivent autrement. |
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SGVC Statuts
| S.5.7 PROCÈS-VERBAL |
|
Un procès-verbal de toute assemblée des membres est tenu, en conformité avec le règlement R.5.7. |
|
Tout membre en règle peut, sur demande, en obtenir une copie. |
|
ARTICLE – S.6 – REGISTRE DES MEMBRES ET AVIS |
| S.6.1 |
|
La Société tient un registre de tous ses membres avec leurs adresses et autres renseignements pertinents. Il incombe à chaque membre d’aviser la Société par écrit de tout changement d’adresse. L’adresse figurant au registre est à toutes fins utiles, réputée être l’adresse exacte de ce membre. |
| S.6.2 |
|
Un avis ou une lettre concernant la Société ou un de ses membres envoyé par courrier ordinaire ou recommandé ou par les moyens électronique tel que les courriels, à un membre, à l’adresse figurant au registre, est réputé avoir été envoyé à ce membre et reçu par lui au moment opportun. |
|
ARTICLE – S.7 – ASSOCIATION À D’AUTRES ORGANISMES |
| S.7.1 |
|
La Société peut s'associer à une fédération comme membre, un organisme ou groupe d'organismes dont le but est de promouvoir les intérêts de ses membres dans la réalisation de leurs objectifs. |
|
Si cette association peut entraîner la perte d'identité de la Société, elle doit être approuvée par une assemblée générale avant d'entrer en vigueur. |
|
ARTICLE – S.8 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (C.A.) |
| S.8.1 COMPOSITION |
|
Le Conseil d’administration de la Société se compose de neuf (9) personnes : le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et cinq administrateurs. |
| S.8.2 ÉLIGIBILITÉ |
|
Toute personne physique, membre en règle, depuis au moins un an, peut être élue ou nommée par le Conseil en tant qu’administrateur de la Société. |
| S.8.3 DURÉE DU MANDAT |
| Le mandat des administrateurs est d’une durée de deux ans ou selon qu’il soit élue lors d’une année paire ou impaire, ce mandat pourrait être d’une seule année, tel que stipulé au règlement R.8.3. |
|
Le mandat d’un administrateur nommé par le Conseil pour terminer le mandat d’un autre administrateur vient à échéance au terme du mandat original de l’administrateur remplacé. |
|
Le mandat de cinq administrateurs vient à échéance une année alors que le mandat des quatre autres vient à échéance l’année suivante. |
| S.8.4 COMITÉ D’ÉLECTION |
| S.8.4.1 |
|
Le Conseil, tel que prévu au règlement R.8.4.1, désigne avant la date de l’assemblée générale annuelle, trois (3) personnes physiques, qui sont des membres en règle de la Société pour former le comité d’élection et agir en qualité de responsables du scrutin. |
| S.8.4.2 |
| Le comité d’élection a pour mandat de susciter et de recevoir des candidatures et de veiller au bon déroulement du scrutin. |
| S.8.5 MISE EN CANDIDATURE |
| S.8.5.1 |
| Tout candidat à un poste d’administrateur doit être proposé par un membre en règle de la Société. |
| S.8.5.2 |
|
La mise en candidature doit être formulée par écrit et transmise au comité, à l’adresse de la Société mentionnée au bulletin de candidatures, conformément aux dispositions du Règlement R.8.5 de la Société. |
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| S.8.5.3 |
|
En cas d’absence ou d’insuffisance de candidatures pour pourvoir tous les postes du Conseil en élection et/ou vacant, des candidatures peuvent être proposées par l’assemblée au futur Conseil, selon les dispositions de l’article S.8.7 des Statuts. |
| S.8.6 ÉLECTION |
| S.8.6.1 |
|
À l’assemblée générale annuelle, les membres procèdent à l’élection ou à la réélection, en vue de pourvoir aux postes détenus par les administrateurs dont le mandat arrive à échéance. |
| S.8.6.2 |
|
Lors de cette assemblée, le comité d’élection soumet les candidatures reçues pour pourvoir aux postes en élection et/ou vacants. |
|
Si le nombre de candidatures est égal ou inférieur au nombre de postes en élection et/ou vacants, le comité déclare les candidats élus par acclamation. |
|
Si le nombre de candidatures excède le nombre de postes disponibles, il y aura élection par scrutin secret, les candidats ayant recueilli le plus de votes seront déclaré élus. |
| Tous les candidats peuvent s’adresser à l’AGA, tel que prévu au règlement R.8.6.2. |
| S.8.6.3 |
|
À la suite de cette élection, au cours de la première rencontre du Conseil, les administrateurs se réunissent pour élire parmi eux le Comité Exécutif et, s’il y a lieu, choisir les administrateurs qui assumeront d’autres responsabilités au sein de la Société. |
| S.8.7 POSTE VACANT |
|
Tout poste vacant au Conseil, pour quelque cause que ce soit, peut être pourvu par le Conseil pour la portion non expirée du mandat, conformément aux dispositions du Règlement R.8.7 de la Société. |
| S.8.8 DÉMISSION |
|
Cesse de faire partie du Conseil et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui, offre par écrit sa démission au Conseil, laquelle prendra effet sur acceptation par ce dernier. |
| S.8.9 DESTITUTION |
| S.8.9.1 |
| Un administrateur peut être destitué par une assemblée des membres en raison d’acte, d’attitude ou de comportement portant préjudice à la Société ou à ses membres. |
| L’administrateur pourra faire valoir son point de vue auprès de l’assemblée appelée à le destituer. |
| S.8.9.2 Par le Conseil : |
|
|
Lorsqu’il refuse de renouveler son statut de membre et d’acquitter sa cotisation et de ce fait, cesse de posséder le sens d’éligibilité requis ; |
|
|
|
|
|
Omet de se présenter, bien que dûment convoqué, à trois réunions consécutives du Conseil sans avoir prévenu le président ou le secrétaire de la Société de son absence. |
|
|
Refuse de fournir ou renouveler l’attestation de conformité au Code d’éthique de la Société, tel que requis par les Statuts. |
| S.8.10 RÉMUNÉRATION |
| Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services comme tels. |
| S.8.11 POUVOIR DES ADMINISTRATEURS |
| S.8.11.1 |
| Ce sont les administrateurs élus qui, réunis en Conseil d’administration, gèrent les affaires de la Société et concluent, en son nom, tous les contrats que la Société peut valablement passer. D’une façon générale, ils exercent tous les autres pouvoirs et posent tous les actes que la Société est autorisée à exercer ou à poser en vertu de la Loi ou à quelque autre titre que ce soit. |
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| S.8.11.2 |
|
Sans déroger en aucune façon à ce qui précède, les administrateurs sont expressément autorisés en tout temps à acheter, louer ou acquérir à quelque autre titre que ce soit, les actions, valeurs, droits, titres au porteur, option et autres titres, terrains, bâtiments et autres biens mobiliers réels, personnelsou mixtes, de même que tous droits ou intérêts s’yrapportant, pour le prix et suivant les termes et conditions qu’ils estiment justes. |
| S.8.11.3 |
|
L’acte posé par un ou plusieurs administrateurs ou par le Conseil n’est pas invalidé par le seul fait qu’on découvre, par la suite d’un vice dans l’élection de ces personnes ou du Conseil ou de l’un, ou plusieurs, ou la totalité des membres du Conseil, qu’ils n’étaient pas habilités à être administrateurs. Cet article ne s’applique cependant qu’aux actes posés comme susdit, avant l’élection ou la nomination du ou des successeurs respectifs des administrateurs. |
| S.8.11.4 |
|
Le Conseil peut créer tout comité jugé nécessaire à son bon fonctionnement et au fonctionnement de la Société. |
| S.8.11.5 |
|
Le Conseil donnera au besoin, son interprétation des Statuts dans les règlements généraux le cas échéant, à titre d’information. |
| S.8.12 RÈGLEMENTS |
| S.8.12.1 |
|
Le Conseil peut formuler un article des règlements conforme aux présents statuts et aux lettres patentes de la Société, s'il le juge nécessaire ou utile pour le fonctionnement de la Société. |
| S.8.12.2 |
|
Le Conseil peut modifier ou abroger un tel article des règlements. |
| S.8.12.3 |
|
Un ajout, une modification ou une suppression aux règlements entre en vigueur à une date déterminée par le Conseil et est annoncée au moment jugé opportun par celui-ci ou au plus tard à l'Assemblée générale annuelle suivante. Une assemblée générale peut abroger un article des règlements ou surseoir à son entrée en vigueur. |
| S.8.13 RÉUNIONS ET CONVOCATIONS |
| S.8.13.1 |
| Le Conseil se réunit aussi souvent que la chose s’avère nécessaire, mais au moins quatre(4) fois par année. |
| S.8.13.2 |
| Les réunions du Conseil sont convoquées par le secrétaire ou le président aussi souvent que nécessaire. |
|
S.8.14 QUORUM ET VOTE |
| Une majorité simple d’administrateurs présents constituent le quorum. En cas d’égalité des voix, le président peut se prévaloir du droit à un vote prépondérant. Toute question est décidée à la majorité simple des voix des membres présents. |
| S.8.15 PROCÈS-VERBAL |
| Un procès-verbal est tenu de toute réunion du Conseil et copie en est transmise à chacun des administrateurs de la Société, avant la réunion suivante. |
| S.8.16 CODE D’ÉTHIQUE |
| Le Conseil d’administration établit le Code d’Éthique applicable aux membres. Le dit Code d’Éthique est publié et rendu disponible aux membres via le site WEB de la Société. |
| S.8.17 COMITÉS |
| S.8.17.1 |
| Les comités créés en vertu de l’article S.8.11.4 peuvent avoir un caractère temporaire ou permanent. Le Conseil en détermine les pouvoirs et désigne les membres, lesquels pourront ou non, être choisis parmi les administrateurs. |
| S.8.17.2 |
| Les membres desdits comités ainsi formés se conformeront aux instructions du Conseil et lui fourniront les renseignements ou rapports sur les affaires qui leurs auront été confiées. Le président de la Société est d’office membre des comités formés par le Conseil. |
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SGVC Statuts
| ARTICLE – S.9 – COMITÉ EXÉCUTIF (C.É.) |
| S.9.1 LES POSTES DU COMITÉ EXÉCUTIF |
|
Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier forment le Comité Exécutif. |
| S.9.1.1 POUVOIRS DU COMITÉ EXÉCUTIF |
| Le comité exécutif détient, sous toutes réserves, les mêmes pouvoirs que ceux du C.A., tel que décrit à l’article S.8.11 des présents statuts. Toutefois ; |
| S.9.3 LE VICE-PRÉSIDENT |
| S.9.3.1 |
| Le vice-président possède les pouvoirs et remplit les fonctions qui pourront lui être conférées par résolution du Conseil. En cas d’absence ou d’incapacité du président, le vice-président exerce les pouvoirs et remplit les fonctions de président. |
| S.9.4 LE SECRÉTAIRE |
| S.9.4.1 |
| Le secrétaire est responsable de la rédaction et de l’expédition de tous les avis de convocation. Il voit à la rédaction des procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du Conseil, et les diffuse à toutes les personnes concernées. |
| S.9.4.2 |
| Il s’assure de la garde des archives et des registres de la Société, des copies de tous les rapports faits par la Société et de tous les livres et documents que le Conseil lui confie ou que la Loi prescrit. Il voit à la préparation et au dépôt des rapports, certificats et autres documents requis par la loi. Il remplit tous les autres devoirs propres à sa charge et aussi les devoirs qui peuvent lui être confiés par le Conseil. |
| S.9.5 LE TRÉSORIER |
| S.9.5.1 |
| Le trésorier surveille particulièrement les finances de la Société. Il voit au dépôt des devises, titres et effets au nom et crédit de La Société, auprès de l’institution financière désignée par résolution du Conseil. Sur demande, il doit rendre compte au Conseil de la position financière de la Société et de toutes les opérations effectuées par lui à titre de trésorier. |
| S.9.5.2 |
| À la fin de l’exercice financier, il doit préparer et soumettre au Conseil et au vérificateur désigné un rapport financier, selon le mode et la forme prévus. Il remplit tous les autres devoirs propres à sa charge ainsi que ceux qui peuvent lui être confiés par le Conseil. |
|
|
Le C.É. exerce ses pouvoirs, lorsqu’il ne peut procéder autrement, sans que cela ne porte préjudice à la Société. |
|
|
|
Le C.É. ne peut s’abroger des pouvoirs décisionnels qui doivent normalement faire l’objet de discussions et décisions lors d’une rencontre formel du C.A. |
|
|
|
Toutes les décisions du C.É. feront l’objet d’une revue par le C.A. qui peut renverser les décisions ainsi prises par le C.É. |
| S.9.2 LE PRÉSIDENT |
| S.9.2.1 |
|
Le président est le premier répondant des affaires de la Société. Il préside toutes les assemblées des membres et les réunions du Conseil d’administration. Il est d’office membre des comités créés par le Conseil d’administration. Il exerce un contrôle et une surveillance générale sur les affaires de la Société. |
| S.9.2.2 |
| Il voit à l’exécution des décisions du Conseil, signe tous les documents requérant sa signature et remplit les devoirs inhérents à sa charge. Il exerce en outre tous les pouvoirs et devoirs que le Conseil peut lui confier par résolution. |
| S.9.2.3 |
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Pendant l’année qui suit la fin de son mandat à titre d’administrateur, le président sortant peut participer aux réunions du Conseil d’administration, avec l’accord du CA, mais sans droit de vote. |
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SGVC Statuts
| S.9.6 ÉLECTION |
| Le Conseil doit, à sa première réunion suivant l’assemblée générale annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire le Comité Exécutif parmi les administrateurs. Ceux-ci sont élus chaque année parmi les membres du Conseil. |
| S.9.7 POSTE VACANT AU C.É. |
| Lorsque l’un des postes devient vacant par suite d’un décès, d’une démission ou pour toute autre cause, le Conseil doit élire ou nommer selon les stipulations de l’article S.8.7, une personne pour pourvoir à cette vacance. Cette personne demeure en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne ainsi remplacée. |
| ARTICLE – S.10 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES |
| S.10.1 EXERCICE FINANCIER |
| L’exercice financier de la Société débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre suivant. |
| S.10.2 LIVRES ET ÉTATS FINANCIERS |
| S.10.2.1 |
| Le Conseil fait tenir par le trésorier, ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité, dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus et déboursés, de même que toute dette ou obligation et toute transaction financière de la Société. Ces livres doivent être disponibles pour consultation par les administrateurs. |
| S.10.2.2 |
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Les livres et états financiers de la Société sont vérifiés chaque année, par le/les vérificateur(s) désigné à cette fin, après l’expiration de l’exercice financier. |
| S.10.2.3 |
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Une résolution, adoptée à l’assemblée générale des membres, peut exempter l’obligation énoncée en S.10.2.2. |
| S.10.3 SIGNATURES |
| Tout chèque, billet ou autre effet bancaire doit être signé par au moins deux personnes désignées par résolution du Conseil. |
| S.10.4 INSTITUTION FINANCIÈRE |
| Les valeurs de la Société sont déposées auprès d’une institution financière approuvée par résolution du Conseil. Toute valeur ainsi déposée ne peut être retirée que par un ordre écrit, signé par les personnes dûment autorisées. |
| S.10.4.1 |
| Les transactions financières peuvent être effectuées, en utilisant divers moyens électroniques, mis à la disposition de la Société, par l’institution financière choisie par le Conseil. Pour ce faire, le Conseil par voie de résolution établira un cadre de procédures à suivre, qui sera publié à l’intérieur des Règlements généraux, R.10.4.1 |
| S.10.5 CONTRATS |
| S.10.5.1 |
| Les contrats ou autres documents requérant la signature de la Société sont au préalable approuvés par résolution du Conseil et, sur telle approbation, sont signés par les administrateurs dûment autorisés. |
| S.10.5.2 |
| Exception faite de l’énoncé ci-dessus ou de ce qui est autrement prévu par les règlements de la Société ou de ce qui est normalement nécessaire dans le cours habituel des affaires de la Société, aucun administrateur de la Société n’aura le pouvoir ou l’autorité de lier la Société par contrat ou autrement l’obliger ou engager son crédit. |
| S.10.6 REPRÉSENTATIONS |
| S.10.6.1 |
| La participation des membres du CA ou autres membres régulier de la Société à divers évènements tel que congrès, comme représentant de la Société ou dans le but de promouvoir la Société, est déterminé par une résolution du CA, selon les modalités prévues au Règlements 10.6. |
| S.10.6.2 |
| Le Conseil, par une résolution établit les modalités de remboursement tels que les frais de déplacement, inscriptions, repas, hébergements et autres débours encourus par les administrateurs ou à toutes personnes désignées pour représenter la |
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SGVC Statuts
| Société, dans l’exercice de leurs fonctions ou pour exécuter un mandat spécifique. |
| ARTICLE –S.11 - DISPOSITIONS DIVERSES |
| S.11.1 ADOPTION DES RÈGLEMENTS |
| Hormis les situations telles les modifications à apporter aux Lettres patentes, la création d’un bureau ou la dissolution de la Société où le vote des deux tiers des membres présents à une assemblée extraordinaire est requis, ou des modifications aux présents Statuts, le Conseil peut adopter tout règlement. |
| S.11.2 |
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Tout règlement adopté par le Conseil entre en vigueur à la date qu’il détermine, toutefois, pour demeurer en vigueur, l’assemblée des membres doit le ratifier à défaut de quoi ledit règlement cesse d’être valide. |
| S.11.3 MODIFICATIONS |
| Les propositions de nouveaux Statuts et règlements, les projets de modifications ou d’abrogations de règlements existants de même que les propositions de remise en vigueur de tout règlement doivent être adressés au secrétaire de la Société au plus tard le 31 mars de l’année civil courante, afin qu’ils puissent être étudiés par le Conseil et, s’il y a lieu, inscrits à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée des membres. |
| S.11.4 RESTRICTION ET INTERPRÉTATION |
| Le Conseil détermine par résolution les conditions d’admissibilité des membres au sein de la Société. À cet effet, en vertu des présents Statuts, aucune disposition du présent document ne doit être interprétée de façon à limiter ou restreindre les pouvoirs conférés au Conseil. |
| S.11.5 ARCHIVES |
| Au terme de leur mandat, dans un délai n’excédant pas trois mois, les administrateurs ainsi que les membres des comités remettent au secrétaire de la Société, tous les documents relatifs à l’exercice de leurs fonctions ou à l’exécution de leurs travaux. |
| S.11.6 DISSOLUTION |
| En cas de dissolution, de liquidation ou de distribution des biens de la Société de Généalogie Vaudreuil-Cavagnal, tous les biens de ladite Société seront transmis, cédés et dévolus à un autre organisme culturel du Québec, sans but lucratif, poursuivant des objectifs similaires. |
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Société de généalogie Vaudreuil-Cavagnal
La société de généalogie Vaudreuil-Cavagnal est un organisme à but non lucratif soutenu par la Ville de Vaudreuil-Dorion et membre de la FQSG.